Főoldal Kapcsolat

ADATKEZELÉSI SZABÁLYZAT

JUREX Iparjogvédelem

I. Adatkezelő

Adatkezelő: JUREX Iparjogvédelem rövidített nevén JUREX (a továbbiakban: "JUREX")

Képviselő: KIRÁLY György szabadalmi ügyvivő

Székhely: 1171 Budapest, Nemesbük utca 49.

E-mail cím: jurex@jurex.hu

Telefonszám: +3613222237, +36309316716

Fax: +3614131088

Web: www.jurex.hu

II. Az Adatkezelési Szabályzat célja és hatálya

A jelen Adatkezelési Szabályzat (a továbbiakban: Szabályzat) célja, hogy a JUREX által kezelt személyes adatok tekintetében meghatározza a jogszerű, megfelelő és biztonságos adatkezeléshez szükséges adatvédelmi és adatbiztonsági szabályokat.

A Szabályzat hatálya kiterjed a JUREX valamennyi szervezeti egységére, illetve a JUREX összes munkavállalójára, tagjára és képviselőjére, illetve azokra a személyekre, akik írásban vállalják a Szabályzatban foglalt rendelkezések betartását.

A Szabályzat 2018. június 30. napján lép hatályba.

A JUREX fenntartja a jogot, hogy a Szabályzatot egyoldalúan, előzetes általános értesítés nélkül módosítsa, a módosítást követő hatállyal.

III. Az adatkezelés jogszabályi háttere

A személyes adatok  JUREX által történő kezelésére vonatkozó legfontosabb jogszabályok:

ˇ         az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről (a továbbiakban: "GDPR");

ˇ         az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény;

ˇ         a szabadalmi ügyvivőkről szóló 1995. évi XXXII. törvény (a továbbiakban: Sztv.);

ˇ         a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.);

ˇ         az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény;

ˇ         a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény;

ˇ         a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény;

ˇ         a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény;

ˇ         a társadalombiztosítás ellátásaira és a magánnyugdíjra jogosultakról, valamint e szolgáltatások fedezetéről szóló 1997. évi LXXX. törvény;

ˇ         a munkaköri, szakmai, illetve személyi higiénés alkalmasság orvosi vizsgálatáról és véleményezéséről szóló 33/1998. (VI. 24.) NM rendelet.

IV. Fogalommeghatározások

A Szabályzatban, illetve a személyes adatok kezelése során a JUREX a fogalmakat a GDPR 4. cikkében meghatározottak szerint használja.

A JUREX általi adatkezelés során különösen a következő fogalmaknak van jelentősége:

"Személyes adat": azonosított vagy azonosítható természetes személyre ("érintett") vonatkozó bármely információ; azonosítható az a természetes személy, aki közvetlen vagy közvetett módon, különösen valamely azonosító, például név, szám, helymeghatározó adat, online azonosító vagy a természetes személy testi, fiziológiai, genetikai, szellemi, gazdasági, kulturális vagy szociális azonosságára vonatkozó egy vagy több tényező alapján azonosítható.

"Adatkezelés": a személyes adatokon vagy adatállományokon automatizált vagy nem automatizált módon végzett bármely művelet vagy műveletek összessége, így a gyűjtés, rögzítés, rendszerezés, tagolás, tárolás, átalakítás vagy megváltoztatás, lekérdezés, betekintés, felhasználás, közlés továbbítás, terjesztés vagy egyéb módon történő hozzáférhetővé tétel útján, összehangolás vagy összekapcsolás, korlátozás, törlés, illetve megsemmisítés.

"Nyilvántartási rendszer": a személyes adatok bármely módon – centralizált, decentralizált vagy funkcionális vagy földrajzi szempontok szerint – tagolt állománya, amely meghatározott ismérvek alapján hozzáférhető.

"Adatkezelő": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit önállóan vagy másokkal együtt meghatározza; ha az adatkezelés céljait és eszközeit az uniós vagy a tagállami jog határozza meg, az adatkezelőt vagy az adatkezelő kijelölésére vonatkozó különös szempontokat az uniós vagy a tagállami jog is meghatározhatja.

"Adatfeldolgozó": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely az adatkezelő nevében személyes adatokat kezel.

"Címzett": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, akivel vagy amellyel a személyes adatot közlik, függetlenül attól, hogy harmadik fél-e. Azon közhatalmi szervek, amelyek egy egyedi vizsgálat keretében az uniós vagy a tagállami joggal összhangban férhetnek hozzá személyes adatokhoz, nem minősülnek címzettnek; az említett adatok e közhatalmi szervek általi kezelése meg kell, hogy feleljen az adatkezelés céljainak megfelelően az alkalmazandó adatvédelmi szabályoknak.

"Harmadik fél": az a természetes vagy jogi személy, közhatalmi szerv, ügynökség vagy bármely egyéb szerv, amely nem azonos az érintettel, az adatkezelővel, az adatfeldolgozóval vagy azokkal a személyekkel, akik az adatkezelő vagy adatfeldolgozó közvetlen irányítása alatt a személyes adatok kezelésére felhatalmazást kaptak.

"Az érintett hozzájárulása": az érintett akaratának önkéntes, konkrét és megfelelő tájékoztatáson alapuló és egyértelmű kinyilvánítása, amellyel az érintett nyilatkozat vagy a megerősítést félreérthetetlenül kifejező cselekedet útján jelzi, hogy beleegyezését adja az őt érintő személyes adatok kezeléséhez.

"Adatvédelmi incidens": a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

"Vállalkozás": gazdasági tevékenységet folytató természetes vagy jogi személy, függetlenül a jogi formájától, ideértve a rendszeres gazdasági tevékenységet folytató személyegyesítő társaságokat és egyesületeket is.

"Felügyeleti hatóság": a GDPR 51. cikkének megfelelően létrehozott független közhatalmi szerv.

V. A JUREX adatkezelésének alapelvei

A JUREX a GDPR 5. cikkének rendelkezéseivel összhangban a következő adatkezelési alapelvek szerint kezeli a személyes adatokat.

Jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság elve: a JUREX az adatok kezelését jogszerűen és tisztességesen, valamint az érintett számára átlátható módon végzi.

Célhoz kötöttség elve: a JUREX a személyes adatok gyűjtését csak meghatározott, egyértelmű és jogszerű célból végzi, és azokat nem kezeli ezekkel a célokkal össze nem egyeztethető módon.

Adattakarékosság elve: a JUREX az adatkezelést annak célja vagy céljai szempontjából megfelelően és relevánsan, és a szükségesre korlátozva végzi.

Pontosság elve: a JUREX adatkezelése pontos és naprakész. A JUREX minden ésszerű intézkedést megtesz annak érdekében, hogy az adatkezelés céljai szempontjából pontatlan személyes adatok haladéktalanul törlésre vagy helyesbítésre kerüljenek.

Korlátozott tárolhatóság elve: a JUREX a személyes adatokat olyan formában tárolja, amely az érintettek azonosítását csak a személyes adatok kezelése céljainak eléréséhez szükséges ideig teszi lehetővé, figyelemmel a vonatkozó jogszabályokban meghatározott tárolási kötelezettségre.

Integritás és bizalmas jelleg elve: a JUREX megfelelő technikai vagy szervezési intézkedések alkalmazásával biztosítja a személyes adatok megfelelő biztonságát, ideértve a személyes adatok jogosulatlan vagy jogellenes kezelésével, véletlen elvesztésével, megsemmisítésével vagy károsodásával szembeni védelmet.

Elszámoltathatóság elve: a JUREX felelős a fentiekben részletezett alapelveknek való megfelelésért, a megfelelést az Irodának kell igazolnia.

 

VI. A JUREX általi adatkezelésre vonatkozó szabályok

VI.1. Az adatkezelés lehetséges jogalapjai

Az adatkezelés jogalapja a JUREX tevékenysége során – a GDPR 6. cikke alapján – lehet az érintett hozzájárulása [GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont], szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont], szerződés teljesítését megelőzően az érintett kérésére bizonyos szükséges lépések megtétele [GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont], jogi kötelezettség teljesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont], az érintett vagy más személyek létfontosságú érdekeinek védelme [GDPR 6. cikk (1) bekezdés d) pont], közérdekű adatkezelés [GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) pont], a JUREX vagy más személyek jogos érdekeinek érvényesítése [GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont]. Amennyiben valamelyik feltétel teljesül, az adatkezelés jogszerű.

A hozzájáruláson alapuló adatkezelés tekintetében a hozzájárulás a GDPR 7. cikkének (3) bekezdése alapján bármikor visszavonható. Az adatok kezeléséhez történő hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét. Az érintett írásban, dokumentált módon megküldve vonhatja vissza a hozzájárulását, megjelölve azon adatokat, amelyek vonatkozásában a hozzájárulást visszavonja. A hozzájárulás visszavonása csak abban az esetben eredményezi a kért adattörlést, ha az adat kezelése kizárólag az érintett hozzájárulásán alapult, és az adatkezelésnek más jogalapja nem volt.

A hozzájárulások tekintetében speciális esetkört képeznek az állásokra pályázók vagy egyéb jelentkezők. Esetükben, amennyiben a JUREX bármi okból nem teszi weboldalán elérhetővé vagy e-mailen közvetlenül nem küldi meg a pályázók, illetve jelentkezők részére az Adatkezelési Tájékoztatóját, úgy az adatkezelésre vonatkozó rendelkezéseket köteles a munkaszerződés megkötése céljából kiírt pályázatokba foglalni. A JUREX a pályázatok elbírálása előtt köteles írásban kérni az állásokra pályázókat az adatkezelési hozzájárulás megadására, és nyilatkoztatni őket arról, hogy elfogadják az Adatkezelési Tájékoztatóban foglaltakat.

A JUREX általi adatkezelések tipikus eseteit és azok jogalapjait a JUREX Adatkezelési Tájékoztatója, illetve a munkavállalók részére készített Adatkezelési Tájékoztató tartalmazza.

Az adatkezelés jogalapja az adatkezelés folyamán változhat.

Azokban az esetekben, amikor a JUREX jogos érdeke alapozza meg az adatkezelést, a GDPR rendelkezései értelmében az alábbiak alapján érdekmérlegelési tesztet szükséges elvégezni:

•                     adatkezelés tárgya;

•                     a jogos érdek jogalap megállapítása;

•                     a kezelendő személyes adatok;

•                     adatkezelés célja;

•                     a JUREX jogos érdekének megnevezése;

•                     az érintettek milyen jogai sérülhetnek;

•                     érdekmérlegelés;

•                     milyen intézkedéseket, garanciákat alkalmaz a JUREX az így gyűjtött személyes adatok megfelelő védelme érdekében.

 

Az érdekmérlegelési teszt elvégzését követően annak eredményéről a JUREX tájékoztatja az érintettet, az adatkezelés megkezdése előtt annak érdekében, hogy biztosítható legyen az érintett tájékozódáshoz való joga. Az érintettnek emellett a JUREX köteles biztosítani a jelen Szabályzatban írt egyéb adatvédelmi jogok gyakorlását is.

Az érdekmérlegelési teszt mintája a jelen Szabályzat mellékletét képezi.

VI.2. A JUREX adatkezelésének esetkörei

A JUREX személyes adatokat akkor kezel, ha ügyfelei, partnerei vagy weboldalunk látogatói valamilyen módon kapcsolatba lépnek vele, illetve igénybe veszik szolgáltatásait. A JUREX kezeli továbbá munkavállalói, tagjai és képviselő adatait is.

Az adatkezelések gyakori vagy előre meghatározható eseteit a JUREX által közzétett Adatkezelési Tájékoztató VI. pontja, illetve a munkavállalók részére készített Adatkezelési Tájékoztató VII. pontja fejti ki részletesen.

Az Irodában az adatkezelési célok eléréséhez szükséges mértékben a személyes adatokhoz hozzáférhetnek az eljáró szabadalmi ügyvivők, helyettes szabadalmi ügyvivők, eljáró szabadalmi ügyvivő asszisztensei, helyettes szabadalmi ügyvivő asszisztensei, illetve a JUREX további munkavállalói, közreműködői. A JUREX tagjai és munkatársai kizárólag a JUREX céljaira használhatják a JUREX által tárolt személyes adatokat, és teljes titoktartásra kötelesek a munkavégzés során, illetve a JUREX működése során megismert személyes adatok vonatkozásában is.

A JUREX a részére az érintett által megadott személyes adatokat – kifejezett jogszabályi kötelezettség esetét kivéve – nem ellenőrzi, azok valóságáért kizárólag az érintett felel.

A JUREX nem gyűjt a GDPR 9. cikkében írt különleges adatokat, kifejezett jogszabályi kötelezettség esetét kivéve.

A JUREX által közzétett Adatkezelési Tájékoztató, illetve a munkavállalók részére készített Adatkezelési Tájékoztató tartalmát a JUREX munkavállalói, tagjai és képviselői kötelesek megismerni, az abban foglaltakat az adatkezelés során irányadónak tekinteni és messzemenőkig betartani.

VI.3. Kötelező tájékoztatás

Amennyiben a JUREX az adatokat közvetlenül az érintettől szerezte meg, úgy köteles tájékoztatást nyújtani az alábbiakról:

ˇ         a JUREX képviselőjének neve és elérhetőségei;

ˇ         az adatvédelmi tisztviselő elérhetőségei, ha van ilyen;

ˇ         a személyes adatok tervezett kezelésének célja, valamint az adatkezelés jogalapja;

ˇ         a jogos érdeken alapuló adatkezelés esetén a JUREX vagy harmadik fél jogos érdekei;

ˇ         adott esetben a személyes adatok címzettjei;

ˇ         adott esetben annak ténye, hogy a JUREX harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére kívánja továbbítani a személyes adatokat.

 

A személyes adatok első megszerzésének időpontjában a JUREX a fentieken túl az érintetteket tájékoztatja az alábbiakról is:

ˇ         a személyes adatok tárolásának időtartama;

ˇ         az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, az egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében az adatok törlését vagy kezelésének korlátozását, és egyes jogalapokhoz tartozó adatkezelés esetében tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen, valamint az érintett adathordozhatósághoz való joga;

ˇ         a hozzájáruláson alapuló adatkezelés bármely időpontban történő visszavonásához való jog, amely nem érinti a visszavonás előtt a hozzájárulás alapján végrehajtott adatkezelés jogszerűségét;

ˇ         a felügyeleti hatósághoz címzett panasz benyújtásának joga;

ˇ         arról, hogy a személyes adat szolgáltatása jogszabályon vagy szerződéses kötelezettségen alapul vagy szerződés kötésének előfeltétele-e, valamint hogy az érintett köteles-e a személyes adatokat megadni, továbbá hogy milyen lehetséges következményekkel járhat az adatszolgáltatás elmaradása.

Ha a JUREX a személyes adatokon a gyűjtésük céljától eltérő célból további adatkezelést kíván végezni, a további adatkezelést megelőzően tájékoztatja az érintettet az eltérő célról és minden lényeges kapcsolódó információról.

A JUREX a kötelező tájékoztatásnak a következő módokon tehet eleget. A JUREX a fenti információkról Adatkezelési Tájékoztatót tesz közzé a weboldalán olyan módon, hogy az könnyen megtalálható és könnyen elérhető legyen bárki számára. A weboldalon való közzététel mellett vagy helyett a JUREX választhatja az Adatkezelési Tájékoztató szerződés mellékleteként történő hozzáférhetővé tételét; ebben az esetben elegendő az adott érintetti körre vonatkozó adatkezelési tájékoztatást az érintett rendelkezésére bocsátani. A JUREX szerződéseiben, jognyilatkozataiban utalhat arra, hogy a weboldalon elérhető a mindenkori Adatkezelési Tájékoztató, de ha bármi okból nem lenne elérhető, kérésre azt a JUREX megküldi elektronikusan az érintettnek. Általános Szerződési Feltétel részét nem képezheti az Adatkezelési Tájékoztató. A munkavállalók részére a JUREX köteles Adatkezelési Tájékoztatót rendelkezésre bocsátani a munkaszerződés megkötésekor, illetve a későbbiekben az Adatkezelési Tájékoztató tartalmának változásakor.

Amennyiben a JUREX nem az érintettől szerezte meg a személyes adatokat, a kötelező tájékoztatásra vonatkozó rendelkezések nem alkalmazandók, a JUREX azonban az Sztv. és az egyéb vonatkozó jogszabályok szerinti titoktartási rendelkezéseket köteles betartani.

VI.4. Adatvagyon leltár

A JUREX az általa kezelt adatokról adatvagyon leltárt készít annak érdekében, hogy meg tudja határozni az adatkezeléshez megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket. Az adatvagyon leltárban az alábbiakat kell feltüntetni:

ˇ         az érintettek;

ˇ         az adatkezelés megnevezése és célja;

ˇ         a kezelt adatok köre;

ˇ         jogszabályi kötelezettség alapján kezelt különleges adatok köre;

ˇ         az adatkezelés jogalapja;

ˇ         az adatkezelés időtartama;

ˇ         ki férhet hozzá a személyes adatokhoz az Irodán belül;

ˇ         ki számára kerülhet az adat továbbításra;

ˇ         adatfeldolgozó alkalmazása esetén ki, milyen célra és milyen személyes adatokhoz férhet hozzá és mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat;

ˇ         adatfeldolgozási tevékenység esetén mely tevékenységéhez kötötten minősül a JUREX adatfeldolgozónak, mely adatkezelő nevében végzi az adatfeldolgozási tevékenységet, milyen személyes adatokhoz fér hozzá és mennyi ideig tárolhatja a személyes adatokat.

VI.5. Adatkezelési tevékenységek nyilvántartása

A JUREX adatkezelési tevékenységek nyilvántartását vezet annak érdekében, hogy megfeleljen a GDPR által meghatározott elszámoltathatóság elvének.

Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartása a következőket tartalmazza:

ˇ                    a JUREX (mint adatkezelő) neve és elérhetősége, valamint – ha van ilyen – a közös adatkezelőnek, a JUREX képviselőjének és az adatvédelmi tisztviselőnek a neve és elérhetősége;

ˇ                    az adatkezelés céljai;

ˇ                    az érintettek kategóriáinak, valamint a személyes adatok kategóriáinak ismertetése;

ˇ                    olyan címzettek kategóriái, akikkel a személyes adatokat közlik vagy közölni fogják;

ˇ                    adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására vonatkozó információk;

ˇ                    ha lehetséges, a különböző adatkategóriák törlésére előirányzott határidők;

ˇ                    ha lehetséges, a technikai és szervezési intézkedések általános leírása.

Amennyiben a JUREX adatfeldolgozóként is végez tevékenységet, úgy adatfeldolgozóként is köteles nyilvántartást vezetni az adatkezelési tevékenységek valamennyi kategóriájáról. A nyilvántartás a következő információkat tartalmazza:

ˇ                    az adatfeldolgozó és képviselőjének neve és elérhetőségei;

ˇ                    az adatkezelő nevében végzett adatkezelési tevékenységek kategóriái;

ˇ                    adott esetben a személyes adatok harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítása.

Az adatkezelési tevékenységek nyilvántartását a JUREX írásban vezeti, papír alapon vagy elektronikus formátumban. 

VI.6. A JUREX által vezetendő további nyilvántartások

A JUREX nyilvántartást vezet az alábbiakról is:

ˇ                    adattovábbítás nyilvántartása (szokásos ügyviteltől eltérő esetekre);

ˇ                    érintetti jogok érvényesítése iránti kérelmek és az arra a JUREX által adott válaszok nyilvántartása;

ˇ                    hatósági megkeresések és a JUREX által adott válaszok nyilvántartása;

ˇ                    adatkezelés megszüntetése iránti kérelmek nyilvántartása;

ˇ                    ügyfelek nyilvántartása;

ˇ                    munkaviszonnyal összefüggő személyes adatok kezelésének nyilvántartása;

ˇ                    munkaerő-felvétel nyilvántartása (pályázatok papíralapon és/vagy elektronikusan);

ˇ                    adatvédelmi incidensek nyilvántartása.

VI.7. Személyes adatok továbbítása, adatfeldolgozás

A JUREX a személyes adatokat nem teszi hozzáférhetővé harmadik személyek számára az érintett engedélye nélkül.

Ugyanakkor az alábbi esetekben a JUREX megoszthatja a személyes adatokat a szükséges mértékben más szervezetekkel:

ˇ         ha jogszabály vagy közhatalmi szerv kötelezi erre;

ˇ         megbízás teljesítése érdekében megküldhet személyes adatokat például hivataloknak, bíróságoknak, külföldi partner irodáknak, eljárásokban részt vevő ellenérdekű feleknek vagy más személyeknek;

ˇ         ha abból a célból kell megosztani személyes adatokat, hogy a jogait megalapozza, gyakorolja vagy megvédje;

ˇ         jogszabályi kötelezettségek teljesítése érdekében a JUREX küldhet személyes adatokat, így például könyvelő részére, állami vagy önkormányzati adóhatóságnak történő számlabejelentés vagy bevallások megküldése esetén;

ˇ         ha a JUREX átszervezi, eladja vagy átadja a vállalkozását vagy annak egy részét;

ˇ         ha a szolgáltatásai teljesítéséhez más szolgáltatókat vesz igénybe, így például technológiai szolgáltatások igénybe vétele, weboldal, informatikai szolgáltatások igénybe vétele, szerverüzemeltetés, adatok tárolására irányuló szolgáltatások, fizetési műveletek kezelése céljából.

Weboldal karbantartó: Solymos Tamás (8000 Székesfehérvár Zobori u. 31.)

Ha az adatkezelést a JUREX nevében más végzi (például bérszámfejtés, szerver szolgáltatás, weboldal üzemeltetés), a JUREX kizárólag olyan adatfeldolgozókat vehet igénybe, akik vagy amelyek megfelelő garanciákat nyújtanak az adatkezelés GDPR követelményeinek való megfelelését és az érintettek jogainak védelmét biztosító, megfelelő technikai és szervezési intézkedések végrehajtására.

Az adatfeldolgozó a JUREX előzetes írásbeli engedélye nélkül további adatfeldolgozót nem vehet igénybe.

Az adatfeldolgozó által végzett adatkezelés vonatkozásában kötendő szerződésnek elő kell írnia az adatfeldolgozó számára, hogy

ˇ                    a személyes adatokat kizárólag a JUREX írásbeli utasításai alapján kezeli,

ˇ                    biztosítja azt, hogy a személyes adatok kezelésére feljogosított személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak vagy jogszabályon alapuló megfelelő titoktartási kötelezettség alatt állnak;

ˇ                    alkalmazza a legalább a JUREX által előírt szintű adatbiztonsági intézkedéseket;

ˇ                    tiszteletben tartja a további adatfeldolgozó igénybevételére vonatkozóan fentebb említett feltételeket;

ˇ                    az adatkezelés jellegének figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel a lehetséges mértékben segíti az Irodát abban, hogy teljesíteni tudja kötelezettségét az érintett jogainak gyakorlásához kapcsolódó kérelmek megválaszolása tekintetében;

ˇ                    segíti az Irodát az adatvédelmi incidens szerinti kötelezettségek teljesítésében, figyelembe véve az adatkezelés jellegét és az adatfeldolgozó rendelkezésére álló információkat;

ˇ                    vállalja, hogy a nála bekövetkező adatvédelmi incidens esetén haladéktalanul tájékoztatja erről az Irodát;

ˇ                    az adatkezelési szolgáltatás nyújtásának befejezését követően a JUREX döntése alapján minden személyes adatot töröl vagy visszajuttat az Irodának, és törli a meglévő másolatokat, kivéve, ha az uniós vagy a tagállami jog a személyes adatok tárolását írja elő.

Az adatfeldolgozó és a nála személyes adatokhoz hozzáféréssel rendelkező személy ezeket az adatokat kizárólag a JUREX utasításának megfelelően kezelheti, az adatkezelést érintő érdemi döntést nem hozhat, a tudomásukra jutott személyes adatokat kizárólag a JUREX rendelkezései szerint dolgozhatja fel, saját célra adatfeldolgozást nem végezhet, továbbá a személyes adatokat a JUREX rendelkezései szerint kötelesek tárolni, megőrizni és törölni. Az adatfeldolgozás során az adatokat az adatfeldolgozó munkavállalói, közreműködői ismerhetik meg.

Az informatikai szolgáltatások igénybe vétele során, az azokra vonatkozó szerződések szerint a szolgáltatást végzők fájlokat nem nyithatnak meg, nem továbbíthatnak, semmilyen módon nem használhatnak fel.

VI.8. A személyes adatok tárolásának időtartama

Az Sztv. 20. § (2) bekezdése alapján a JUREX a megszűnt ügyek iratait a megbízás megszűnésétől számított öt (5) évig köteles megőrizni. Ezekben az esetekben a JUREX az aktákban szereplő személyes adatokat is a megbízás megszűnésétől számított legalább öt (5) évig tárolja a jogszabályi kötelezettség okán, majd a soron következő iratselejtezéskor – vagy kérésre már ezt megelőzően – törli.

A munkaszerződésekben, illetve a munkaügyi iratokban szereplő személyes adatokat a JUREX a munkaviszony megszűnésétől, illetve megszüntetésétől számított legalább három (3) évig tárolja a munkajogi elévülés okán, majd a soron következő iratselejtezéskor – vagy kérésre már ezt megelőzően – törli.

Egyéb esetekben a JUREX a személyes adatokat a szerződések teljesítéséig, de legkésőbb a soron következő iratselejtezésig kezeli, kérés esetén azonban már az iratselejtezést megelőzően törli.

Pályázatok vagy egyéb jelentkezések esetében a személyes adatokat a JUREX az elbírálásig, de legkésőbb a következő iratselejtezésig kezeli, kérés esetén azonban már az iratselejtezést megelőzően törli. Ez alól kivétel, ha az elbírálás eredményeként szerződés jön létre a pályázóval, jelentkezővel.

A JUREX 20 évenként iratselejtezést hajt végre. Az elektronikusan tárolt adatokat 20 év után törli.

A JUREX részére a weboldal kapcsolatfelvételi menüpontja alatt küldött levelek átmenetileg kerülnek tárolásra, azok haladéktalanul továbbításra kerülnek a JUREX e-mail címeire és törlésre kerülnek a weboldal tárhelyéről.

 

Az Irodában készült kamerafelvételeket a JUREX a személy- és vagyonvédelmi, valamint a magánnyomozói tevékenység szabályairól szóló 2005. évi CXXXIII. törvény 31. § (2) bekezdése alapján felhasználás hiányában a rögzítéstől számított három munkanapig – illetve a jogszabályban mindenkor előírt maximális időtartamig – tárolja, ezt követően törlésre kerülnek.

A JUREX a személyes adatokat a Facebook, LinkedIn vagy Google+ oldalainkon történő regisztráció, illetve feliratkozás időtartama alatt kezeli. Ezek az oldalak bármikor elhagyhatók az érintettek saját döntése alapján.

A JUREX a személyes adatokat a fent meghatározott időtartamokat követően csak a szükséges ideig tárolja, attól függően, hogy mi az adatgyűjtés, illetve adatkezelés célja, van-e egyéb jogszabályi kötelezettség az adat tárolására, illetve az érintett vagy más személyek létfontosságú érdekeinek védelme, a JUREX vagy más személyek jogos érdekeinek érvényesítése okán mennyi ideig szükséges a tárolás.

VII. Adatbiztonsági rendelkezések

VII.1. Adattárolás

A JUREX a személyes adatokat a következő módokon tárolja a Szabályzat hatályba lépésének időpontjában:

ˇ         irodai asztali gépeken/laptopokon;

ˇ         webserveren (weboldal tartalma);

ˇ         weboldal üzemeltető szerverén (weboldalon keresztül küldött levelek átmeneti tárolása, azok továbbításáig);

ˇ         papíralapon;

ˇ         céges e-mail fiókba érkező levelek a mobil telefonra telepített levelező programon keresztül tárolásra kerülnek a SIM kártyán vagy a készülék memóriájában, a beállításoknak megfelelő ideig;

ˇ         mobil telefonban rögzített adatok felhő alapú mentése esetén a felhőben (például Google felhő szerverei, Apple iCloud szerverei).

A JUREX fenntartja a jogot, hogy a későbbiekben egyéb, jogszerű és biztonságos módon is tárolja a személyes adatokat.

VII.2. Az adatkezelések biztonsági szintjének meghatározása

A JUREX a tudomány és technológia állása és a megvalósítás költségei, továbbá az adatkezelés jellege, hatóköre, körülményei és céljai, valamint a természetes személyek jogaira és szabadságaira jelentett, változó valószínűségű és súlyosságú kockázat figyelembevételével megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket hajt végre annak érdekében, hogy a kockázat mértékének megfelelő szintű adatbiztonságot garantálja.

A JUREX a megfelelő szintű adatbiztonsági intézkedések meghatározása érdekében a JUREX kezelésében lévő minden adatállományt a védelmi igény szempontjából értékel, és biztonsági fokozatba sorol.

A biztonság megfelelő szintjének meghatározásakor kifejezetten figyelembe kell venni az adatkezelésből eredő olyan kockázatokat, amelyek különösen a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítéséből, elvesztéséből, megváltoztatásából, jogosulatlan nyilvánosságra hozatalából vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférésből erednek.

Az egyes adatkezelések biztonsági fokozatának megállapításához figyelembe kell venni:

ˇ                    a kezelt személyes adatok jogosulatlan megismerésével, megváltoztatásával, törlésével, a hardver- és szoftvereszközök megrongálásával járó kockázatot és a várható kárt;

ˇ                    azt, hogy helyreállítható-e a sérült adatállomány, valamint az esetleges helyreállítás ráfordításait, a személyes adatok reprodukálásához szükséges adatforrások rendelkezésre állását, a manuális háttérnyilvántartásból az elveszített adatok pótlásának lehetőségét;

ˇ                    azt, hogy a kezelt személyes adatok jellegére tekintettel indokolt-e megkülönböztetett biztonsági előírásokat alkalmazni;

ˇ                    az adatbiztonságot veszélyeztető más kockázati elemeket.

VII.3. Adatbiztonsági intézkedések

A JUREX a következő adatbiztonsági intézkedéseket hozza, illetve teszi meg.

A JUREX kulcsait csak olyan személy részére bocsátja rendelkezésre, akinek jogosultsága van az Irodába belépni és ott tevékenységet végezni. A JUREX riasztó berendezéssel felszerelt.

A JUREX az általa elektronikusan, illetve papír alapon kezelt adatokhoz való jogosulatlan hozzáférés elkerülése érdekében biztosítja, hogy a kezelt adatokhoz fizikailag ne férhessen hozzá arra jogosulatlan személy.

A JUREX helyiségeibe, illetve a szerver szobába illetéktelen nem léphet be, azok szükség esetén bezárásra kerülnek. A JUREX a monitorokon fóliákat alkalmaz, illetve előírja, hogy munkatársai a monitorokat olyan módon helyezzék el, hogy az azokon megjelenített adatokra kizárólag a jogosultak láthassanak rá. A számítógépekhez kizárólag a JUREX által auditált adathordozókat lehet csatlakoztatni.

A JUREX biztosítja, hogy az általa kezelt adatokhoz kizárólag az arra megfelelő jogosultsággal rendelkezők férjenek hozzá. A jogosultsági szintek a munkaköri leírásokban vagy külön utasításokban kerülnek meghatározásra.

A belső számítógépes hálózatba való belépés felhasználónévhez és jelszóhoz kötött.

A JUREX biztosítja, hogy a személyes adatokhoz való esetleges hozzáférés dokumentációkban nyomon követhető legyen (tevékenységnapló, jelenléti ív, épületbe, irodába történt belépés naplózása).

A JUREX a hozzá tévesen beérkező személyes adatokat tartalmazó iratok kapcsán biztosítja, hogy azokat a lehető legszűkebb személyi kör ismerje meg, és gondoskodik az irat mihamarabbi megsemmisítéséről a feladó értesítése mellett.

 

VIII. Eljárás az adatvédelmi jogokkal kapcsolatban

A JUREX az érintett jelen pont szerinti bármely írásbeli, illetve elektronikus kérelmének a JUREX Adatkezelési Tájékoztatóiban közzétett elérhetőségei valamelyikén történt benyújtásától számított legrövidebb idő alatt, indokolatlan késedelem nélkül, legfeljebb azonban harminc (30) napon belül az érintett által kért módon, írásban postai úton vagy elektronikusan – az érintett erre vonatkozó kifejezett kérése hiányában elsősorban elektronikusan – megadja a kért tájékoztatást, illetve megteszi a kért intézkedést.

Ha a JUREX az érintett kérésének nem vagy bármilyen okból nem a harminc (30) napos határidőn belül tud eleget tenni, erről az érintettet mindenképpen harminc (30) napon belül tájékoztatja.

A JUREX tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva nyújt tájékoztatást az érintettek számára.

A tájékoztatást és az intézkedést díjmentesen kell biztosítani. Ha az érintett kérelme egyértelműen megalapozatlan vagy – különösen ismétlődő jellege miatt – túlzó, a JUREX, figyelemmel a kért információ vagy tájékoztatás nyújtásával vagy a kért intézkedés meghozatalával járó adminisztratív költségekre, ésszerű összegű díjat számíthat fel, vagy megtagadhatja a kérelem alapján történő intézkedést. A kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy túlzó jellegének bizonyítása az Irodát terheli.

Amennyiben az érintett az Irodától az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatának a rendelkezésére bocsátását kéri, az érintett által kért további másolatokért a JUREX az adminisztratív költségeken alapuló, ésszerű mértékű díjat számíthat fel.

A JUREX köteles tájékoztatni az érintettet, hogy a személyes adatai a JUREX által történő kezelésével kapcsolatban jogosult panaszt benyújtani a felügyeleti (adatvédelmi) hatósághoz:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)

Cím: 1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/c.

Telefon: +3613911400

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Weboldal: http://www.naih.hu/

VIII.1. Tájékoztatáskérés, hozzáférési jog

Az érintettnek a JUREX kérésre tájékoztatást nyújt különösen:

ˇ         a személyes adatok tervezett kezelésének céljáról, valamint az adatkezelés jogalapjáról;

ˇ         a kezelt személyes adatok kategóriáiról, a kezelt személyes adatokról, azon címzettekről vagy címzettek kategóriáiról, akikkel vagy amelyekkel Irodánk a személyes adatokat közölte vagy közölni fogja;

ˇ         a személyes adatok tárolásának tervezett időtartamáról vagy ezen időtartam meghatározásának szempontjairól;

ˇ         az érintett azon jogáról, hogy kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, továbbá tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;

ˇ         a felügyeleti hatósághoz történő panasz benyújtásának jogáról;

ˇ         ha az adatok nem az érintettől származnak, azok forrására vonatkozó információkról.

A tájékoztatáshoz való jog minden adatkezelési jogalap vonatkozásában megilleti az érintettet.

VIII.2. Adathelyesbítéshez való jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a JUREX helyesbítse a rá vonatkozó pontatlan személyes adatokat, továbbá – figyelembe véve az adatkezelés célját is – jogosult arra, hogy kérje a hiányos személyes adatok kiegészítését.

VIII.3. Tiltakozáshoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak a GDPR 6. cikk (1) bekezdés e) vagy f) pontján alapuló kezelése ellen. Ebben az esetben a JUREX a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.

VIII.4. Törléshez való jog ("az elfeledtetéshez való jog")

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a JUREX indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, a JUREX pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha a GDPR 17. cikkében foglalt indokok valamelyike fennáll.

Amennyiben a JUREX törli az adatot, úgy köteles mindent megtenni annak érdekében, hogy a személyes adat az összes adatbázisból törlésre kerüljön. A JUREX a törlésről jegyzőkönyvet vesz fel annak érdekében, hogy a törlés megtörténtét igazolni tudja. A jegyzőkönyvet a JUREX képviselője vagy erre jogosult munkavállalója írja alá. A törlési jegyzőkönyv tartalmazza az érintett nevét, a törölt személyes adat típusát, a törlés időpontját. A JUREX a törlésről mindent személyt tájékoztat, akinek a személyes adat továbbításra került.

VIII.5. Adatkezelés korlátozása iránti jog

Az érintett jogosult arra, hogy kérésére a JUREX korlátozza az adatkezelést, ha a GDPR 18. cikkében írt valamelyik feltétel teljesül.

Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Európai Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.

A JUREX a korlátozásról mindent személyt tájékoztat, akinek a személyes adat továbbításra került.

VIII.6. Adathordozhatósághoz való jog

Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a JUREX rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa, a GDPR 20. cikkében írt feltételek szerint.

Az adatok hordozhatóságához való jog gyakorlása során az érintett jogosult arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását. A jog gyakorlása nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.

IX. Adatvédelmi incidensek

Az adatvédelmi incidens a biztonság olyan sérülése, amely a továbbított, tárolt vagy más módon kezelt személyes adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisítését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményezi.

Az adatvédelmi incidenst a JUREX indokolatlan késedelem nélkül, és ha lehetséges, legkésőbb hetvenkét (72) órával azután, hogy az adatvédelmi incidens a tudomására jutott, bejelenti a felügyeleti hatóságnak. Amennyiben a bejelentés nem történik meg hetvenkét (72) órán belül, a késedelem okát igazolni kell.

Az adatvédelmi incidenst nem kell a felügyeleti hatóságnak bejelenteni, ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően nem jár kockázattal a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve.

Amennyiben az adatvédelmi incidens felügyeleti hatóság számára történő bejelentése szükséges, úgy a bejelentésben:

ˇ         ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, beleértve – ha lehetséges – az érintettek kategóriáit és hozzávetőleges számát, valamint az incidenssel érintett adatok kategóriáit és hozzávetőleges számát;

ˇ         közölni kell a kapcsolattartó (vagy ha van, adatvédelmi tisztviselő) nevét és elérhetőségeit;

ˇ         ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

ˇ         ismertetni kell a JUREX által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Ha az adatvédelmi incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, a JUREX indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatja az érintettet az adatvédelmi incidensről. Az érintettel világosan és közérthetően ismertetni kell az adatvédelmi incidens jellegét, és közölni kell:

ˇ         a kapcsolattartó (vagy ha van, adatvédelmi tisztviselő) nevét és elérhetőségeit;

ˇ         ismertetni kell az adatvédelmi incidensből eredő, valószínűsíthető következményeket;

ˇ         ismertetni kell a JUREX által az adatvédelmi incidens orvoslására tett vagy tervezett intézkedéseket, beleértve adott esetben az adatvédelmi incidensből eredő esetleges hátrányos következmények enyhítését célzó intézkedéseket.

Az érintettet nem kell tájékoztatni, ha a következő feltételek bármelyike teljesül:

ˇ         a JUREX megfelelő technikai és szervezési védelmi intézkedéseket hajtott végre, és ezeket az intézkedéseket az adatvédelmi incidens által érintett adatok tekintetében az adatvédelmi incidenst megelőzően alkalmazták, különösen azokat az intézkedéseket – mint például a titkosítás alkalmazása –, amelyek a személyes adatokhoz való hozzáférésre fel nem jogosított személyek számára értelmezhetetlenné teszik az adatokat;

ˇ         a JUREX az adatvédelmi incidenst követően olyan további intézkedéseket tett, amelyek biztosítják, hogy az érintett jogaira és szabadságaira jelentett, a magas kockázat a továbbiakban valószínűsíthetően nem valósul meg;

ˇ         a tájékoztatás aránytalan erőfeszítést tenne szükségessé; ilyen esetekben az érintetteket nyilvánosan közzétett információk útján kell tájékoztatni, vagy olyan hasonló intézkedést kell hozni, amely biztosítja az érintettek hasonlóan hatékony tájékoztatását.

Amennyiben a JUREX adatfeldolgozási tevékenységet is végez, úgy a nála bekövetkezett adatvédelmi incidensről haladéktalanul tájékoztatja az adatkezelőt, akinek a számára az adatfeldolgozási tevékenységet végzi.

Amennyiben a JUREX adatfeldolgozót alkalmaz, úgy az adatfeldolgozó szerződésben ki kell kötni, hogy az adatfeldolgozó köteles a nála bekövetkezett adatvédelmi incidenst haladéktalanul bejelenteni az Irodának.

 

2018. június 30

 

1. számú melléklet

Érdekmérlegelési teszt – szerződéses kapcsolattartói adatokra vonatkozóan –

MINTA

 

Adatkezelés tárgya:    A JUREX szerződéseiben foglalt kapcsolattartó személyek (továbbiakban: érintettek) egyes személyes adatainak kezelése

Jogos érdek jogalap:   A JUREX a GDPR 6. cikkében foglaltak megvizsgálását követően arra a következtetésre jutott, hogy a szerződésben aláíró félként nem szereplő, de kapcsolattartóként megnevezett érintettek adatai kezelésének jogszerűsége a GDPR 6. cikk (1) f) pontja szerint az adatkezelő jogos érdekére alapítható.

Kezelendő személyes adatok: a szerződés szerinti kapcsolattartó személy (érintett) neve, munkahelyi telefonszáma és munkahelyi e-mail címe. A személyes adatokat a szerződést a JUREX szerződő partnereként aláíró személy bocsátja rendelkezésre.

Adatkezelés célja: a szerződésben foglalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges kapcsolattartás.

Jogos érdek: a JUREX által a szerződésben foglaltak hatékony teljesítésének elősegítése.

Az érintettek jogai, amelyek sérülhetnek: névviseléshez fűződő jog, természetes személy azonosíthatósága egyéb adatok alapján.

Érdekmérlegelés: a JUREX érdeke a tevékenységének minél hatékonyabb ellátása, annak elérésére, hogy a szerződésben vállalt kötelezettségei szakmai teljesítésére tudjon megfelelő időt fordítani. A szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adminisztratív feladatok, igények (például dokumentumok beszerzése) úgy tudnak a lehető leghatékonyabban megvalósulni, hogy a JUREX szerződő partnerénél alkalmazott, az ezen feladatokért felelős, azok ellátására kompetens személlyel folyik a kapcsolattartás.

Garanciák: a JUREX kizárólag a szerződésben foglaltak teljesítése érdekében kezeli az érintett adatait. A szerződésben foglalt titoktartási rendelkezések is kötik az Irodát. Az Irodánál szigorú belső adatkezelési eljárásrend van hatályban, az adatokhoz kizárólag arra jogosultak férnek hozzá; az adatok nem kerülnek továbbításra.

Összegzés: a JUREX a fentiek alapján úgy ítéli meg, hogy megállapítható a jogos érdeke a szerződő partnerével kötött szerződésben szereplő kapcsolattartók adatainak kezelésére, a jogos érdeket nem írják felül az egyén jogai és szabadságjogai.

 

Kelt.: …………………………..                  

 

                                                           ……………………………………………

                                                                                   aláírás